Recobro sin errores: 10 claves que toda empresa debería seguir

1. Identifica el pagador correcto desde el inicio

No todas las incapacidades las paga la EPS. Depende del origen (común vs. laboral) y del día de incapacidad:

• Días 1-2 (origen común): los asume el empleador directamente, no son recobrables.

• Días 3-180: EPS.

• Días 181-540: AFP.

• Más de 540 días: reglas especiales según el Decreto 1333 de 2018.

• Origen laboral: siempre ARL, desde el día 1.

  
  

Radicar ante la entidad equivocada es una de las causas más comunes de glosa.

2. Verifica afiliación y cotización antes de radicar

Confirma que el trabajador estaba afiliado y cotizando activamente, con mínimo 4 semanas previas al evento. Si hay mora sin acuerdo de pago vigente, la EPS puede negar el reconocimiento.

3. Revisa que el certificado esté bien emitido

El médico u odontólogo que expide la incapacidad debe estar inscrito en el ReTHUS. Certificados expedidos fuera de la red de la EPS necesitan validación adicional — es una de las causales de glosa más frecuentes.

4. Arma un expediente completo

Incluye: carta de presentación con la relación de incapacidades (fechas, días, diagnóstico CIE, salario/IBC, valor pagado), certificado de incapacidad, y soportes de pago al trabajador.

5. Respeta los plazos de radicación

Los términos de prescripción corren desde el pago al trabajador o desde la finalización de la incapacidad, según el caso. Entre más tiempo pase, mayor el riesgo de perder el derecho al recobro.

6. Clasifica bien los casos simultáneos

Si hay incapacidades comunes y laborales que se traslapan, solo procede recobrar la que otorgue mayor beneficio — no ambas.

7. Haz seguimiento activo, no pasivo

No basta con radicar y esperar. Muchas EPS y ARL no notifican proactivamente el estado del trámite; hay que consultarlo y anticipar las actividades que dilatan la respuesta efectiva.

8. Ten un protocolo para responder glosas

Las causales más comunes son: afiliado no cotizante, cotización inferior a 4 semanas, certificado fuera de red no validado, o profesional no inscrito en ReTHUS. Cada una tiene una forma específica de subsanarse — responder rápido y bien evita perder el recobro por completo.

9. Lleva un control centralizado

Un solo caso perdido no impacta mucho, pero en empresas con alto volumen de personal, la suma de casos mal gestionados representa dinero real perdido cada mes.

10. Prepárate para el SIPE

Como te comenté antes, el Sistema de Información de Prestaciones Económicas cambiará la forma en que se gestionan estos trámites (trazabilidad centralizada, consulta directa por parte del empleador). Empezar a ordenar internamente el proceso ahora facilita la transición cuando entre en operación plena.